Sommige managers staan er op voor dat zij werken zonder proces, zonder vooraf uitgewerkt stappenplan. Reden daarvoor is dat hun uitdagende werk elke keer anders is en zich niet houdt aan een vast stramien. Met name managers in verkooporganisaties berusten als gewillig slachtoffer in hun lot. En ze zijn er meester in geworden, om direct te reageren op potentiële orders. Een neusje hebben ze om de behoeften van hun klanten te zien en die zonder te worden belemmerd door regels in te vullen.

 

Hun grootste dilemma is samenwerken met hun tegenpolen, de “procesmensen”. Procesmensen kunnen niet snel reageren, houden vast aan nutteloze regeltjes en vermoeien je met ervaringen van soortgelijke eerdere situaties (met vaak slechte afloop). En ze hebben helemaal gelijk, die verkoopmanagers, want dat is de praktijk.

 

Processen hebben de neiging om formeel te worden, met een dreiging procedures te laten verzanden in bureaucratie. Hierdoor wordt vaak de conclusie getrokken dat je geen processen wilt hebben in een dynamische, snel veranderende omgeving. Niets is echter minder waar. De brandweer werkt in een zeer dynamische, snel veranderende omgeving, waarbij levensgevaar reëel is. Toch is de brandweer een uitstekend voorbeeld hoe van te voren vastgelegde procedures leiden tot het continu flexibel reageren op de wijzigende omstandigheden. Want: dat is namelijk ingebouwd in het proces!

 

De oplossing voor goede processen is om dát op papier te zetten wat nodig is vanuit het oogpunt van kwaliteit, financiële, juridische of fiscale eisen (en bij de brandweer zelfs vanuit gezondheids- en veiligheidseisen, etc.). En zo zullen er per organisatie nog andere eisen gelden. Automatiseringssystemen mogen daarin niet leidend zijn. Daarnaast is regelmatig toetsen en aanpassen van de processen aan nieuwe inzichten en ervaringen cruciaal.

 

Zo kan ook de verkoopmanager ondervinden dat zijn ad hoc acties deel zijn van een werkproces. Want alles werkt volgens een proces, zelfs de overtuiging om elke keer ('stap 1') opnieuw het wiel te moeten uitvinden. En als die werkwijze leidt tot de gevraagde resultaten, dan is daar niets op tegen! Én aan de andere kant weet een procesmens dat een werkproces zonder resultaat volledig overbodig is.

 

In mijn visie op succesvol leidinggeven zijn daarom de werkzaamheden die leiden tot een resultaat synoniem aan de term Werkproces. En is daarmee een primaire effectiviteitscomponent.